确定会议场地的合适位置和大小，确保能够容纳所有参与者并提供足够的空间进行活动。

确保场地的设施齐全，包括座位、桌子、投影设备、音响设备等。

根据会议的主题和目的进行场地布置，比如设置不同形式的座位、搭建舞台等。

确保会议场地的安全性，包括消防设备、紧急出口、急救设备等。

考虑会议期间的用餐和茶歇安排，确保场地能够提供足够的空间和设施。

考虑会议期间的网络连接和电力供应，确保所有设备能够正常使用。

根据会议的需要，选择合适的装饰和布置，比如搭建展台、设置标识等。

确保与场地管理方进行充分沟通，并及时解决可能出现的问题。